如何用 Gmail 撰写禁止转发并有期限的机密信件?(含网页版与行动版教学)

这年头几乎人人都有 Gmail 帐号,其中有很多人将它用来作为日常与工作电子邮件主要联系的管道之一,Google 不断为它加入许多实用的小功能,但你可能因为没有使用所以始终没有发现它们,今天要教大家用的「机密模式」就是其中一个,当你需要发送内含敏感、机要内容不宜外流的信件时,这个功能可以帮上大忙。

如何用 Gmail 撰写禁止转发并有期限的机密信件?(含网页版与行动版教学)

Goole 利用 TLS 来确保你的电子邮件在传递过程中相对安全,此外该服务还为企业用户与教育用户提供安全更高的 S/MIME 加密,不过你还可以利用其他方法让个人信件更安全,其中一项就是机密模式。Google 在 2018 年推出了 Gmail 的机密模式,允许使用者在发送信件时设定过期时间,并且阻止收件者复制内容、转发他人或下载信件内容,你可以在网页版与行动版商使用,但无论从哪种装置上发送,你必须在撰写文件时启用。

从浏览器网页版发送

  • 首先,点击撰写新信件。
  • 在发送的按钮旁的工具列上找到一个有锁头跟时钟的图示,这就是机密模式启用的开关。
  • 点击後,在跳出的视窗中你可以设定到期时间、是否需要以简讯传送 Google 生成的锁定密码给收件人解锁信件之用。到期日的设定可以从 1 天起算,最长可设定 5 年到期。
  • 在信件最下方会显示机密模式的通知,让你以及收件人知道这封信是以机密模式寄出,并且提醒到期时间。

从行动版上发送

为什麽行动版要另外分开教学呢?因为 Google 在 Gmail 的行动版 UI 设计与网页浏览器版大不相同,功能的位置不太一样,所以笔者把它另外拉出来讲。

  • 首先,点击撰写新信件。
  • 接着点击邮件编写介面右上角的三点功能选单,从中选取「机密模式」。
  • 接下来的页面中会让你设定到期时间、是否需要以简讯传送 Google 生成的锁定密码给收件人解锁信件之用。当你设定完成後,可以看到信件下方会显示你所设定的到期时间,这封信件发送出去就是机密信件了。

什麽样的信件需要用上机密模式呢?有时候你可能会在信件中夹带个人身分资料、税籍金融资讯、商务企划书或是机要内容时,在保密工作上格外重要,这时候用机密模式不仅可以确保收件人或有心人士不会转发、下载、列印或是复制下来,而到期後更是无法再阅读,相对给你多一层的保护,大家可以好好活用它。

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